Como depositar documentos na BDJur

Breve comentário sobre a BDJur

A BDJur é um serviço da Biblioteca Ministro Oscar Saraiva, do Superior Tribunal de Justiça, que utiliza o sistema DSpace, uma plataforma de software desenvolvida pelo Massachussets Institute of Technology (MIT) em parceria com a empresa Hewlett-Packard (HP). Este sistema visa recolher, armazenar, preservar e distribuir documentos digitais em diversos formatos resultantes das diferentes coleções que compõe a base, refletindo a produção intelectual e institucional de cada Comunidade integrante da BDJur.

O presente documento apresenta de maneira sucinta o funcionamento do sistema e destina-se a ajudar de forma rápida e simples o processo de depósito de obras/publicações e armazenamento na BDJur.

É necessária uma análise cuidadosa das explicações constantes neste documento para facilitar o processo de alimentação.

Caso haja alguma dúvida, documentação mais detalhada poderá ser encontrada no próprio site da BDJur ou através de contato com a Gerência do sistema pelo e-mail bdjur@stj.gov.br.

O que é necessário saber para depositar documentos eletrônicos na BDJur

O Processo de Depósito

Antes de iniciar o depósito de documentos na BDJur, é necessário criar a coleção da qual o item fará parte. Para isso, precisa se registrar e entrar no sistema. A maioria das coleções requer também uma autorização específica, antes de aceitar qualquer depósito. Caso não tenha certeza de possuir autorização para depositar documentos numa determinada coleção, consulte o seu status e o Administrador para esclarecer esse aspecto.

O processo de depósito envolve sete etapas. Estas etapas se iniciam com algumas perguntas básicas sobre os documentos. São apresentadas várias telas em que o usuário poderá descrever seus documentos. Em seguida, tem-se o acesso às seguintes telas: carregar os arquivos, verificação e concessão da licença.

Cada uma destas etapas apresenta documentação mais detalhada disponível através de links dispostos nas telas.

Ao final do processo de depósito, os responsáveis pela administração da coleção para o qual foi depositado o documento pode rever, editar ou aprovar o depósito de acordo com as exigências de cada coleção. Isto é, os documentos submetidos poderão não entrar diretamente no sistema. Os responsáveis pelas coleções devem definir, previamente, qual a política e o workflow do depósito das coleções na qual se pretende depositar os documentos.

Sobre a organização da BDJur

Os conteúdos da BDJur são organizados em Comunidades, com grupos lógicos de documentos organizados em coleções. A unidade atômica de conteúdo da BDJur é um item ou documento, quer seja constituído por um único arquivo ou um dataset composto por vários arquivos ou diversas versões/formatos de arquivo da mesma imagem.

 

O uso de Metadados na BDJur

Devido a sua importância para a identificação, organização e recuperação das informações digitais, o uso de metadados (dados sobre dados) é adotado pela BDJur como um recurso facilitador na edição de documentos na rede.

A possibilidade de representar as informações eletrônicas e descrever recursos eletrônicos de maneira bibliográfica, de forma a garantir a integração de fontes diversificadas de informação são características relevantes dos metadados que contribuíram para que a BDJur escolhesse o padrão de metadados Dublin Core.

A qualidade e a precisão da informação descritiva disponível é fundamental para garantir o bom resultado da pesquisa e a localização de documentos relevantes para o usuário. Parte da descrição dos documentos eletrônicos, tais como tamanho dos arquivos, somas de verificação (checksums) e a indexação de texto integral, é feita automaticamente na BDJur. Entretanto, fica sob a responsabilidade dos administradores especificar títulos, autores, identificadores únicos e resumos, assim como a validação posterior dos metadados, para garantir a acessibilidade da informação.

Comunidades e/ou coleções podem ter metadados de acordo suas necessidades (como registros MARC para coleções de livros). Contudo mesmo quando são utilizados, a Gerência da BDJur converterá esses metadados mais detalhados para o vocabulário Dublin Core a fim de assegurar a existência de uma camada comum de especificidade descritiva para pesquisar e percorrer o conjunto das coleções. As páginas "Descrever" na interface do processo de depósito, convertem os valores que o usuário registra para o referido vocabulário. A informação, então registrada, será usada por terceiros para localizar o seu documento em futuras pesquisas. Por isso, leia com atenção a explicação de cada campo, consulte as telas de ajuda, e encaminhe à Gerência perguntas e comentários.

A BDJur utiliza uma versão qualificada do Dublin Core.

Formatos de Arquivos

A preservação dos documentos armazenados na BDJur combinará técnicas para a gestão de dados e as melhores práticas para a preservação digital.

Uma política de suporte de formatos foi elaborada no intuito de atender às necessidades da BDJur. Baseia-se nos seguintes pontos:

   -      tudo o que for depositado na BDJur será recuperável/acessível;

    -      no reconhecimento de tantos formatos de arquivo quanto possíveis e

   -      no suporte de tantos formatos de arquivos reconhecidos quanto possíveis.

A política de formatos, incluindo a listagem dos formatos reconhecidos e suportados está disponível no documento Formatos suportados pela BDJur.

Controle de acesso a documentos

A BDJur realiza controle de acesso, para que a consulta a documentos que exijam restrição de acesso, seja devidamente limitado. Algumas coleções têm acesso restrito ao Ã"rgão do qual a Comunidade faz parte, outras a um determinado grupo dentro desta Comunidade, mas a maior parte está livremente disponível ao público através da Internet. Informe-se com os Administradores da coleção qual é a política de acesso adotada para a coleção. Se desejar depositar um documento que exija nível diferente de controle que o da política da coleção, informe os gestores da coleção, para que isso seja realizado convenientemente.

Como obter ajuda

A forma mais rápida de entrar em contato com a Gerência da BDJur é através do telefone (61) 3319-9369 ou pelo e-mail: bdjur@stj.gov.br.